Hur många e-postkonton behöver ett litet företag?

En vanlig fråga bland nystartade och småföretag: behöver alla i teamet egna konton, och vilka gemensamma adresser är egentligen nödvändiga?

Det korta svaret: ett konto per person plus funktionsadresser som alias — inte egna postlådor.

Personliga konton fyller en viktig funktion utöver det praktiska. De skapar tydlighet om vem som äger ett ärende. Kunder som mejlar peter@foretag.se vet att det är Peter de kommunicerar med. Delar alla på info@ uppstår lätt den klassiska situationen där alla tror att någon annan svarar.

Funktionsadresser bör vanligtvis vara alias, inte egna postlådor. info@, faktura@, support@ är adresser du vill ha men som sällan behöver en dedikerad inkorg. Dirigera dem till rätt person med alias. Undantag: om supporten hanteras av ett delat team som alla behöver se och besvara samma mejl — då kan en delad postlåda (som Google Groups / Shared Inbox) vara motiverad.

For ett team på 1–5 personer:

• Ett konto per person (personlig adress)
• info@, hej@ eller kontakt@ som alias till grundaren eller en ansvarig person
• faktura@ eller ekonomi@ som alias till den som hanterar ekonomi
• Totalt: 1–5 postlådor, 3–8 alias

När det är dags att skala upp: om supporten kräver spårning av ärenden och gemensamma svar bör du titta på helpdesk-verktyg som Freshdesk, Zendesk eller Intercom — de hanterar delad e-post bättre än råa IMAP-konton.

Kostnaden skiljer sig markant beroende på upplägg. Migadu tar lika mycket för ett konto som för hundra — de debiterar per domän, inte per användare. Google Workspace debiterar per användare. Om teamet växer snabbt kan Migadu spara tusenlappar per år jämfört med per-användare-modeller.